Manajemen Waktu (M-1)

Kode 1 pada judul di atas menunjuk bahwa artikel ini cocok untuk manajer perdana yang baru diangkat ("Mengelola Diri"); Kode 2: "Mengelola Anggota Tim"; Kode 3 "Mengelola Tim"; Kode 4 ("Mengelola Keterhubungan-keterhubungan Kunci"); Kode 5 ("Menjadi pemimpin Lengkap")

Kuis [Skor: skala 1 – 10 dengan 1 (“Tidak pernah”); 5 (“Kadangkala”); 10 (“Selalu”)]

No.		Skor
1	Makan Apakah Anda sering melewatkan makan siang atau makan pagi karena terlalu sibuk atau diburu waktu?
2	Tengat waktu Saya tidak dapat memenuhi tengat waktu atau tidak dapat menyelesaikan pekerjaan seperti yang saya janjikan.
3	Jeda waktu Jika saya punya waktu luang, saya akan mengerjakan memaksa untuk hal-hal tertentu karena dianggap tidak menggunakan waktum dengan bijaksana
4	Hambatan Jika saya kehilangan sesuatu seperti file atau komputer tidak berfungsi. Saya akan meninggalkan semua pekerjaan dan fokus pada problem itu … meski makan waktu lebih dari 1 jam
5	Penundaan Saat saya mendapat tugas yang tidak nyaman bagiku, saya berulang kali tidak mengerjakannya
6	Fleksibilitas Ketika terjadi krisis yang perlu ditangani, saya akan menanganinya setelah saya menyelsaikan tugas lain \, tugas yang relatif kurang berarti
7	Kesadaran Saya menjadi lupa waktu ketika sedang kerja setiap hari
8	Berserakan Saya tidak dapat bekerja secara efektif karena meja kerjaku penuh berkas-berkas yang berserakan
9	Rapat Saya menghabiskan lebih banyak waktu dari pada yang dijadualkan pada rapat
10	Jadual Saya penuh dengan jadual janji setiap hari, sehingga saya punya kebiasaan terlambat

  

Skor > 60 indikasi bahwa Anda kurang dapat mengorganisir; skor > 80 hampir menjadi jaminan bahwa anda tidak dapat bertahan dalam posisi manajemen karena Anda tidak efisien. Skor untuk manajer baru biasanya 40 – 60 yang berarti masih punya peluang untuk memperbaiki diri dan dalam beberapa hal sudah bagus. Skor < 40 menunjuk  Anda dapat mengelola waktu.

Manajemen waktu

Rencanakan pekerjaan Anda dan jalankan rencana Anda (Plan your work and work your plan)

Ada 3 langkah mendasar:

1. Membuat daftar apa yang harus dilakukan (buat daftar yang dapat Anda identifikasi dan perlu mendapat perhatian. Di malam hari, buat daftar apa yang akan dikerjakan di esok hari selama beberapa menit; lihat kembali daftar Anda dengan yang sudah Anda kerjakan dan buat evaluasi jika terjadi deviasi atau perlu ditambah pekerjaan-pekerjaan baru)
2. Menetapkan prioritas (apa yang ada di pikiran Anda tidak selamanya bermanfaat untuk dikerjakan. Oleh karena waktu berharga, maka buatlah prioritas). Buat   matriks seperti di bawah dengan Urgent (urgen) dan Important (penting) sebagai sumbu-sumbunya, sebelum Anda menentukan prioritas.
3. Kerjakan apa yang sudah Anda tuliskan pada daftar

Ada dua matra (dimensi) yaitu: Urgent  dan Important. Disebut urgen jika perlu perhatian segera. Contoh: telepon bunyi, SMS bunyi – penasaran untuk melihat, menjawab panggilan atau ungkapan “Kerjakan sekarang.” Disebut penting jika terkait dengan hasil. Sesuatu disebut penting bila memberi sumbangsih pada misi, nilai-nilai, tujuan-juan dengan prioritas tinggi atau memberi perasaan puas bila berhasil mengerjakannya. Contoh: Anda ingin mencetak laporan, tapi satu-satunya printer rusak. Jika Anda memanggil orang IT perlu waktu 1 jam di luar waktu untuk mengotak-atik, maka Anda segera menghentikan pekerjaan Anda, membaca manual dan membuat printer kembali berfungsi setelah 30 menit. (Urgent tapi tidak Important)

Urgen	Tidak Urgen
Penting	- Krisis - Problem yang perlu penanganan segera - Proyek-proyek dengan  tenggat waktu	PROAKTIF - Bersiap diri jika terjadi problem - Membangun keterhubungan - Mengenali peluang-peluang baru - Membuat rencana - Rekreasi
Tidak penting	REAKTIF - Interupsi - Rapat - Email segera dibalas - Telepon masuk - Aktivitas rame-rame dengan rekan kerja	- Melakukan hal-hal remeh - Aktivitas iseng - Menjawab email - Menjawab telepon masuk - Melakukan hal-hal yang menyenangkan

John C. Maxwell (The 360° Leader hal. 117), pemimpin menengah kerap berurusan dengan apa yang disebut “ABC pengurasi energi”, yaitu:

• Activity (aktivitas) Tanpa Arah – melakukan segala sesuatu yang tampak tidak penting
• Burden (beban) Tanpa Tindakan – tidak mampu melakukan hal yang benar-benar penting
• Conflict (konflik) Tanpa Resolusi – tidak mampu menangani hal yang penting

Brian Tracy dalam buku “Eat that Frog” ^*) “Katak” adalah tugas yang paling penting dan besar, sesuatu yang sangat mungkin Anda tunda apabila Anda tidak melakukan sesuatu,   memberi pandangan:

1.      Jika Anda harus makan katak, makanlah katak yang paling jelek lebih dahulu.

(Arti: mulai dengan tugas tugas terbesar, tersulit dan terpenting) 

2.  Jika Anda memang harus memakan katak seekor katak hidup, tiada gunanya duduk dan memandanginya lama-lama.

(Arti: Lakukan tugas utama Anda terlebih dahulu sebelum tugas lainnya)

*) Makan katak adalah istilah yang digunakan Mark Twain bahwa jika hal pertama yang dilakukan setiap pagi adalah melahap katak hidup, maka Anda dapat menjalani hari Anda dengan perasaan puas karena menyadari bahwa mungkin itulah hal terburuk yang akan menimpa Anda sepanjang hari

PESAN: Jangan multitasking namun pertimbangkan 80/20 Pareto

Pengantar Manajer Perdana

Apa tantangan menjadi manajer baru dipromosi atau manajer perdana?

Ujian awal kepemimpinan datang dari tugas perdana untuk mengelola orang lain. Sebagian besar manajer yang baru dipromosi  gagal melewati ujian ini karena salah konsepsi tentang apa itu makna menjadi manajer baru. Bahkan bagi individu paling berbakat pun, proses menjadi manajer ini penuh perjuangan, meskipun memberi hasil, agar terus melakukan pembelajaran dan pengembangan diri. Risiko ini bukan menjadi risiko individu saja namun dapat membawa dampak besar bagi organisasi. Dalam hal ini organisasi mempertaruhkan orang dan biaya tidak kecil ketika orang yang diangkat karena kinerja dan pengalamannya selama ini tidak dapat menyesuaikan diri dengan tanggung-jawab manajemen.

Kegagalan ini tidaklah mengherankan, karena sulitnya proses transisi ini, tanpa berusaha mengecilkan hati mereka yang baru dipromosi. Jika Anda bertanya pada mereka tentang pengalaman mereka pada bulan-bulan awal promosi, maka jawaban seperti: kehilangan orientasi atau bingung lebih sering didengar. Peran baru ini dirasa terlalu berat untuk ditangani, Dan pada lingkup ini pun, sama sekali tidak ada kaitan dengan kepemimpinan.

Proses transisi ini signifikan dan kesulitan dialami pada ujian awal kepemimpinan penting ini bagi perkembangan manajer baru. Memang tidak banyak perhatian diberikan terhadap pengalaman sebagai manajer baru serta tantangan-tantangan yang dihadapinya. Banyak buku mengupas tentang “Kepemimpinan Efektif” atau “Pemimpin-pemimpin yang Sukses”, namun hampir tidak ada referensi tentang tantangan-tantangan pembelajaran tentang memimpin, terutama yang dialami oleh para manajer baru ini.

Memberi penekanan pada perjuangan yang dihadapi para manajer baru ini adalah suatu norma, bukan perkecualian. Tidak ada hubungan dengan manajer yang bekerja pada organisasi yang tidak berfungsi. Mereka semua adalah orang-orang biasa yang menghadapi problem-problem dalam hal menyesuaikan. Banyak dari mereka dapat lolos melewati proses transisi dan belajar untuk menjalankan fungsi dalam peran baru mereka. Untuk membantu pada manajer baru ini melewati ujian awal kepemimpinan, dibutuhkan sarana atau upaya tambahan agar mereka bisa memahami betapa pentingnya peran mereka – apa yang benar-benar penting ketika menjadi manajer baru. Banyak dari mereka memandang diri sebagai manajer atau pemimpin; mereka menggunakan retorika kepemimpinan; mereka merasakan hambatan dalam kepemimpinan.  

Paparan setiap 2 minggu mendatang akan dibagi menjadi 5(lima) jenjang, yaitu:

Jenjang 1: Mengelola diri sendiri (Anda meningkatkan efektivitas diri)

Mencakup: membuat rencana-tindakan (actionplan) untuk periode 90 - 100 hari; meraih kemenangan-kemenangan awal; memahami situasi organisasi; manajemen waktu; seni mendengarkan; peningkatan kompetensi; percepatan proses pembelajaran dll. 

Jenjang 2: Mengelola Anggota Tim (Anda sudah mampu mengelola anggota tim)

Mencakup: membangun kepercayaan; memberi motivasi; teknik delegasi; memberi umpan-balik (feedback); coaching; membuka saluran komunikasi dll.

Jenjang 3: Mengelola Tim (Anda sudah menjadi kepala tim)

Mencakup: peran pemimpin tim; mengembangkan tim; mengelola dinamika tim; konflik dalam tim; brainstorming, memahami DISC dan MBIT sebelum membentuk tim; apa itu tim virtual? dll. 

Jenjang 4: Mengelola keterhubungan-keterhubungan kunci (Anda sudah harus menjalin kerjasama atau kolaborasi dengan divisi yang berbeda)

Mencakup:  Mengelola perbedaan usia/jender/budaya; mengelola pemangku kepentingan (stakeholders); mengelola atasan, membuat perubahan; seni memengaruhi orang;  mengelola konflik dll.

Jenjang 5: Menjadi pemimpin lengkap (Anda berada di puncak)

Mencakup: Keseimbangan hidup-pekerjaan; perjalanan kepemimpinan; tugas-tugas level atas; membuat KPI; warisan kepemimpinan; menemukan kembali gairah (passion) dalam pekerjaan dll.  

Agar tidak rancu maka artikel akan diberi angka sesuai jenjang di atas. Misal: artikel seni mendengarkan diberi awalan angka 1 dan artikel tentang warisan kepemimpinan diberi awalan angka 5.