Manajemen Waktu (M-1)

Kode 1 pada judul di atas menunjuk bahwa artikel ini cocok untuk manajer perdana yang baru diangkat ("Mengelola Diri"); Kode 2: "Mengelola Anggota Tim"; Kode 3 "Mengelola Tim"; Kode 4 ("Mengelola Keterhubungan-keterhubungan Kunci"); Kode 5 ("Menjadi pemimpin Lengkap")

Kuis [Skor: skala 1 – 10 dengan 1 (“Tidak pernah”); 5 (“Kadangkala”); 10 (“Selalu”)]

No.		Skor
1	Makan Apakah Anda sering melewatkan makan siang atau makan pagi karena terlalu sibuk atau diburu waktu?
2	Tengat waktu Saya tidak dapat memenuhi tengat waktu atau tidak dapat menyelesaikan pekerjaan seperti yang saya janjikan.
3	Jeda waktu Jika saya punya waktu luang, saya akan mengerjakan memaksa untuk hal-hal tertentu karena dianggap tidak menggunakan waktum dengan bijaksana
4	Hambatan Jika saya kehilangan sesuatu seperti file atau komputer tidak berfungsi. Saya akan meninggalkan semua pekerjaan dan fokus pada problem itu … meski makan waktu lebih dari 1 jam
5	Penundaan Saat saya mendapat tugas yang tidak nyaman bagiku, saya berulang kali tidak mengerjakannya
6	Fleksibilitas Ketika terjadi krisis yang perlu ditangani, saya akan menanganinya setelah saya menyelsaikan tugas lain \, tugas yang relatif kurang berarti
7	Kesadaran Saya menjadi lupa waktu ketika sedang kerja setiap hari
8	Berserakan Saya tidak dapat bekerja secara efektif karena meja kerjaku penuh berkas-berkas yang berserakan
9	Rapat Saya menghabiskan lebih banyak waktu dari pada yang dijadualkan pada rapat
10	Jadual Saya penuh dengan jadual janji setiap hari, sehingga saya punya kebiasaan terlambat

  

Skor > 60 indikasi bahwa Anda kurang dapat mengorganisir; skor > 80 hampir menjadi jaminan bahwa anda tidak dapat bertahan dalam posisi manajemen karena Anda tidak efisien. Skor untuk manajer baru biasanya 40 – 60 yang berarti masih punya peluang untuk memperbaiki diri dan dalam beberapa hal sudah bagus. Skor < 40 menunjuk  Anda dapat mengelola waktu.

Manajemen waktu

Rencanakan pekerjaan Anda dan jalankan rencana Anda (Plan your work and work your plan)

Ada 3 langkah mendasar:

1. Membuat daftar apa yang harus dilakukan (buat daftar yang dapat Anda identifikasi dan perlu mendapat perhatian. Di malam hari, buat daftar apa yang akan dikerjakan di esok hari selama beberapa menit; lihat kembali daftar Anda dengan yang sudah Anda kerjakan dan buat evaluasi jika terjadi deviasi atau perlu ditambah pekerjaan-pekerjaan baru)
2. Menetapkan prioritas (apa yang ada di pikiran Anda tidak selamanya bermanfaat untuk dikerjakan. Oleh karena waktu berharga, maka buatlah prioritas). Buat   matriks seperti di bawah dengan Urgent (urgen) dan Important (penting) sebagai sumbu-sumbunya, sebelum Anda menentukan prioritas.
3. Kerjakan apa yang sudah Anda tuliskan pada daftar

Ada dua matra (dimensi) yaitu: Urgent  dan Important. Disebut urgen jika perlu perhatian segera. Contoh: telepon bunyi, SMS bunyi – penasaran untuk melihat, menjawab panggilan atau ungkapan “Kerjakan sekarang.” Disebut penting jika terkait dengan hasil. Sesuatu disebut penting bila memberi sumbangsih pada misi, nilai-nilai, tujuan-juan dengan prioritas tinggi atau memberi perasaan puas bila berhasil mengerjakannya. Contoh: Anda ingin mencetak laporan, tapi satu-satunya printer rusak. Jika Anda memanggil orang IT perlu waktu 1 jam di luar waktu untuk mengotak-atik, maka Anda segera menghentikan pekerjaan Anda, membaca manual dan membuat printer kembali berfungsi setelah 30 menit. (Urgent tapi tidak Important)

Urgen	Tidak Urgen
Penting	- Krisis - Problem yang perlu penanganan segera - Proyek-proyek dengan  tenggat waktu	PROAKTIF - Bersiap diri jika terjadi problem - Membangun keterhubungan - Mengenali peluang-peluang baru - Membuat rencana - Rekreasi
Tidak penting	REAKTIF - Interupsi - Rapat - Email segera dibalas - Telepon masuk - Aktivitas rame-rame dengan rekan kerja	- Melakukan hal-hal remeh - Aktivitas iseng - Menjawab email - Menjawab telepon masuk - Melakukan hal-hal yang menyenangkan

John C. Maxwell (The 360° Leader hal. 117), pemimpin menengah kerap berurusan dengan apa yang disebut “ABC pengurasi energi”, yaitu:

• Activity (aktivitas) Tanpa Arah – melakukan segala sesuatu yang tampak tidak penting
• Burden (beban) Tanpa Tindakan – tidak mampu melakukan hal yang benar-benar penting
• Conflict (konflik) Tanpa Resolusi – tidak mampu menangani hal yang penting

Brian Tracy dalam buku “Eat that Frog” ^*) “Katak” adalah tugas yang paling penting dan besar, sesuatu yang sangat mungkin Anda tunda apabila Anda tidak melakukan sesuatu,   memberi pandangan:

1.      Jika Anda harus makan katak, makanlah katak yang paling jelek lebih dahulu.

(Arti: mulai dengan tugas tugas terbesar, tersulit dan terpenting) 

2.  Jika Anda memang harus memakan katak seekor katak hidup, tiada gunanya duduk dan memandanginya lama-lama.

(Arti: Lakukan tugas utama Anda terlebih dahulu sebelum tugas lainnya)

*) Makan katak adalah istilah yang digunakan Mark Twain bahwa jika hal pertama yang dilakukan setiap pagi adalah melahap katak hidup, maka Anda dapat menjalani hari Anda dengan perasaan puas karena menyadari bahwa mungkin itulah hal terburuk yang akan menimpa Anda sepanjang hari

PESAN: Jangan multitasking namun pertimbangkan 80/20 Pareto